10 modèles d'e-mails à envoyer à des responsables du recrutement

10 modèles d'e-mails à envoyer à des responsables du recrutement

Envoyer un e-mail spontané à un responsable du recrutement peut vous aider à vous faire remarquer avant même qu’une offre d’emploi ne soit publiée ou une fois que votre candidature se retrouve noyée dans une pile de dossiers. Mais votre message doit lui donner une bonne raison de le lire.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il faille rédiger un long argumentaire. Un bon e-mail de prise de contact est court, précis et facile à répondre. Il explique pourquoi vous avez choisi cette entreprise, met en avant une expérience pertinente et propose un bref entretien.

La formulation exacte dépend de votre situation. L'e-mail que vous envoyez après avoir postulé ne doit pas ressembler à celui que vous envoyez lorsqu'aucun poste n'est à pourvoir. Suivez le guide ci-dessous pour choisir le modèle qui vous convient, puis remplacez chaque passage entre crochets par les informations qui vous concernent.

Points clés à retenir

  • Veillez à ce que votre e-mail porte uniquement sur la raison pour laquelle vous contactez cette personne.
  • Commencez par donner une information concrète sur l'entreprise, l'équipe, le poste ou la personne.
  • Précisez un résultat pertinent plutôt que de résumer votre CV.
  • Expliquez en quoi votre expérience correspond aux besoins de l'équipe.
  • Demandez à avoir un bref entretien, et non une décision d'embauche immédiate.

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Ce dont tout e-mail spontané adressé à un responsable du recrutement doit disposer

Une personne en train de rédiger un e-mail de prise de contact à l'intention d'un responsable du recrutement sur un ordinateur portable, assise à une table en bois

Un responsable du recrutement doit pouvoir comprendre votre e-mail en quelques secondes. Il doit savoir pourquoi vous le contactez, en quoi votre parcours est pertinent et ce que vous attendez de lui par la suite.

Le moyen le plus simple d'y parvenir est de structurer votre e-mail en cinq parties courtes.

PartieQue faut-il écrire ?Exemple
1. ObjetPrécisez votre fonction, votre équipe ou la raison de votre message. Privilégiez la clarté à l'originalité.Growth role at [Company]
2. Phrase d'accrocheMentionnez un élément précis concernant l'entreprise, le poste ou le responsable du recrutement.I saw that your team just launched [product].
3. CrédibilitéPartagez un résultat ou une expérience qui leur parle.At [Company], I helped increase trial-to-paid conversion by 22%.
4. ValeurFaites le lien entre votre expérience et un problème ou un objectif auquel l'équipe est actuellement confrontée.That experience could be useful as you grow the self-serve side of the business.
5. Appel à l'actionDemandez quelle est la prochaine étape, qu'elle soit simple et claire.Would you be open to a 15-minute call next week?

1. Commencez par une introduction précise

Évitez de rédiger une lettre de motivation qui pourrait être envoyée à n'importe quelle entreprise :

J'ai toujours admiré votre entreprise innovante et j'aimerais beaucoup rejoindre votre équipe.

Donnez un exemple qui explique pourquoi vous avez choisi cette entreprise :

J'ai vu que [Entreprise] étendait son programme de partenariat à l'Europe. J'ai travaillé sur un projet d'expansion similaire chez [Ancienne entreprise].

Pas besoin d’une révélation spectaculaire. Un lancement de produit récent, un nouveau marché, une offre d’emploi, un entretien ou une mission confiée par le responsable du recrutement suffisent. L’information doit simplement être authentique et pertinente.

2. Choisissez un élément de preuve

Ne mentionnez pas l'intégralité de votre parcours professionnel dans l'e-mail. Choisissez l'expérience qui correspond le mieux aux besoins probables de l'équipe.

Parmi les éléments probants solides, on peut citer :

  • Un résultat mesurable : increased retention by 14%
  • Échelle applicable : supported 50 enterprise accounts
  • Un défi similaire : built the first customer success process
  • Compétences utiles : led a healthcare product through SOC 2 readiness

Si vous ne disposez pas d'un chiffre impressionnant, définissez clairement le champ d'application. Par exemple : I trained a new support team across three time zones est plus utile que I have strong leadership skills.

3. Établissez la connexion à leur place

L'expérience pertinente ne ressort pas toujours clairement d'un intitulé de poste. Ajoutez une phrase expliquant en quoi votre expérience est importante pour cette équipe à l'heure actuelle.

Comme vous vous lancez dans les comptes d'entreprise, mon expérience dans la mise en place de processus d'intégration pour des clients de grande envergure pourrait vous être utile.

C'est plus convaincant que de simplement dire que vous êtes passionné par la mission de l'entreprise. Cela montre en quoi vous pourriez apporter votre contribution.

4. Terminez par une question facile

Le premier e-mail doit servir à engager la conversation. Il n'est pas nécessaire qu'il aboutisse à une offre d'emploi.

Essayez :

Seriez-vous disposé(e) à passer un appel de 15 minutes la semaine prochaine ?

À éviter :

N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez des opportunités qui pourraient me convenir, que ce soit dès maintenant ou à l'avenir.

La première question est précise et facile à répondre. La deuxième invite le lecteur à rechercher un poste, à évaluer votre parcours et à décider de la suite à donner à votre candidature.

5. Rédigez un e-mail concis

Essayez de ne pas dépasser 150 mots. Cela suffit pour rédiger une introduction pertinente sans transformer votre e-mail en lettre de motivation. Si une phrase n'aide pas le responsable du recrutement à comprendre en quoi votre profil correspond au poste ou ne répond pas à votre demande, supprimez-la.

Pour connaître toutes les étapes du processus de prise de contact, consultez notre guide sur la manière d'envoyer un e-mail spontané à un responsable du recrutement.


Quel modèle d'e-mail de prospection à froid devriez-vous utiliser ?

Choisissez le modèle qui correspond à ce qui s'est déjà passé. Ne choisissez pas un modèle simplement parce que sa formulation vous plaît.

Votre situationUtilisez ce modèle
Aucun poste n'est publié et vous n'avez aucun contact1. Présentation directe
L'entreprise vient de lever des fonds, de se lancer ou de se développer2. Actualités récentes de l'entreprise
Vous avez remarqué un problème pour lequel vous pouvez réellement apporter votre aide3. Remarque utile
Vous fréquentez la même école, travaillez pour le même employeur ou faites partie de la même communauté4. Connexion partagée
Vous avez déjà postulé5. Après l'application
Vous avez une vraie question avant de postuler6. Avant l'application
Vous changez de carrière ou de poste7. Changement de carrière
Vous avez été licencié(e)8. Après un licenciement
Vous avez déjà passé un entretien dans cette entreprise9. Renouer le contact
Vous contactez un autre cadre supérieur10. Actions de sensibilisation auprès des cadres supérieurs

Modèles d'e-mails à froid lorsqu'aucun poste n'est publié

Vous n'avez pas besoin d'attendre qu'une offre d'emploi soit publiée pour contacter une entreprise. S'il n'y a pas de poste vacant, concentrez-vous sur les raisons pour lesquelles cette entreprise vous intéresse aujourd'hui et sur ce que vous pourriez apporter à l'équipe. Ne demandez pas au responsable du recrutement de créer un poste spécialement pour vous.

1. Présentation directe

À utiliser dans ce cas : vous souhaitez travailler pour une entreprise en particulier, mais aucun poste correspondant n'est proposé et vous ne connaissez personne au sein de cette entreprise.

Objet : Question concernant [équipe ou service] de [entreprise]

Pourquoi ça marche : cela explique clairement pourquoi vous avez choisi cette entreprise et pourquoi il pourrait être intéressant de vous rencontrer, sans pour autant laisser entendre qu'un poste est à pourvoir.

Avant d'envoyer : remplacez les deux premières parenthèses par des informations qui ne pourraient pas être utilisées par un concurrent.

2. Actualités récentes de l'entreprise

À utiliser dans les cas suivants : l'entreprise a récemment annoncé une levée de fonds, un lancement, une expansion sur un nouveau marché ou tout autre changement susceptible d'entraîner une augmentation des effectifs.

Objet : [Lancement, expansion ou annonce] de [Entreprise]

Pourquoi cela fonctionne : le moment choisi vous donne une raison naturelle de prendre contact, et l'exemple que vous citez montre que vous comprenez la nature du travail qui pourrait en découler.

À éviter si : l'information est ancienne ou si vous émettez des hypothèses hasardeuses sur sa signification. Préférez plutôt une introduction directe plus générale.

3. Remarque utile

Utilisez cette option lorsque : vous avez remarqué un aspect particulier du produit, du site web, des processus ou du marché de l'entreprise et que vous disposez d'une expérience pertinente dans ce domaine.

Objet : Une réflexion sur [produit ou processus spécifique]

Pourquoi cela fonctionne : vous proposez quelque chose d'utile et vous étayez votre propos par une expérience pertinente.

Évitez cette approche si : votre observation repose sur un simple coup d'œil, ne peut être vérifiée ou ressemble à une critique. Faites preuve de curiosité, sans prétendre avoir raison.

4. Connexion partagée

Utilisez cette formule lorsque : vous et le responsable du recrutement avez en commun un ancien employeur, un établissement d'enseignement, un réseau professionnel ou un événement.

Objet : Cher membre [de l'établissement, de l'entreprise ou de la communauté]

Pourquoi cela fonctionne : ce lien commun donne à la personne une raison de poursuivre sa lecture, alors que l'e-mail ne laisse pas entendre que vous vous connaissez.

À éviter si : le lien est si ténu que le mentionner semble forcé. Une véritable prise de contact spontanée vaut mieux qu'un lien artificiel.


Modèles d'e-mails à froid pour une offre d'emploi publiée

Lorsqu'un poste est à pourvoir, suivez d'abord la procédure de candidature de l'entreprise, sauf indication contraire dans l'annonce. Votre e-mail doit apporter des informations utiles, et non chercher à contourner la procédure.

5. Après l'application

À utiliser dans les cas suivants : vous avez envoyé une candidature et souhaitez mettre en avant un détail pertinent qui pourrait facilement passer inaperçu dans votre CV.

Objet : Candidature au poste de [Fonction] – un exemple pertinent

Pourquoi cela fonctionne : cela permet au responsable du recrutement de mettre en évidence le lien le plus fort entre votre expérience et le poste.

À ne pas envoyer : un résumé de l'intégralité de votre CV ou un message qui se contente de demander des nouvelles concernant votre candidature.

6. Avant l'application

À utiliser dans les cas suivants : lorsque vous avez une question pertinente à laquelle la fiche de poste n'apporte pas de réponse.

Objet : Question concernant le poste de [Fonction]

Pourquoi ça marche : une bonne question appelle une réponse simple et peut vous aider à rédiger une candidature plus convaincante.

Ne posez pas de questions sur les éléments déjà précisés dans l'offre d'emploi, tels que le lieu de travail, l'expérience requise ou la date limite de candidature.


Modèles d'e-mails à froid pour les changements de carrière, les licenciements et la reprise de contact

Il arrive parfois que votre situation nécessite une phrase d'introduction. Veillez à ce que cette explication soit brève, puis passez rapidement à l'expérience qui justifie votre candidature.

7. Changement de carrière

À utiliser dans les cas suivants : lorsque vous vous réorientez vers un nouveau secteur d'activité ou un nouveau poste et que vos intitulés de poste ne reflètent pas clairement ce changement.

Objet : Expérience dans le [domaine actuel] en rapport avec le [poste visé]

Pourquoi cela fonctionne : cela permet de reconnaître le changement sans s'en excuser, puis de fournir au responsable du recrutement des éléments concrets qu'il peut évaluer.

Avant d'envoyer : Citez la compétence concrète qui se transpose. Communication, leadership, et problem-solving sont trop généraux en soi.

8. Après un licenciement

À utiliser dans les cas suivants : un licenciement explique pourquoi vous êtes disponible ou pourquoi vous prenez contact maintenant.

Objet : [Fonction] – expérience pertinente pour [Entreprise]

Pourquoi ça marche : cela permet d'expliquer le licenciement une bonne fois pour toutes et de consacrer le reste de l'e-mail à ce que vous pouvez apporter.

Avant d'envoyer votre e-mail : ne mentionnez aucun détail concernant les raisons de votre licenciement, sauf si le responsable du recrutement vous le demande. Ce n'est pas l'objet de cet e-mail.

9. Reprendre contact après un entretien précédent

À utiliser dans ce cas : vous avez déjà passé un entretien dans cette entreprise et vous avez désormais une raison précise de reprendre contact.

Objet : Reprise de contact après le processus [Rôle]

Pourquoi cela fonctionne : vous ne remettez pas en cause la décision prise précédemment. Vous montrez ce qui a changé et pourquoi une nouvelle discussion pourrait s'avérer pertinente.

Évitez de le faire si : rien d'important n'a changé ou si l'entreprise vous a clairement demandé de ne plus la contacter.

10. Actions de sensibilisation auprès des cadres supérieurs

À utiliser dans les cas suivants : vous êtes directeur, vice-président ou cadre supérieur et vous contactez un responsable de niveau équivalent.

Objet : [Fonction, marché ou priorité stratégique] de [Entreprise]

Pourquoi cela fonctionne : cette approche est directe, précise et axée sur un besoin professionnel plutôt que sur une demande générale de conseils de carrière.

Avant d'envoyer votre message : assurez-vous que le lien stratégique est bien réel. L'ancienneté ne rend pas un e-mail générique plus convaincant.


Comment personnaliser un modèle d'e-mail de prise de contact sans le réécrire entièrement

Vous pouvez réutiliser la structure d'un modèle. Les éléments à modifier sont les détails qui expliquent pourquoi vous avez choisi cette personne et en quoi votre expérience est pertinente pour elle.

Appliquez cette procédure de vérification de cinq minutes avant d'envoyer tout modèle.

Étape 1 : Ajouter les coordonnées d'une entreprise existante

Recherchez un lancement récent, une expansion, une interview, une offre d'emploi, un changement à la tête de l'entreprise ou une priorité de l'équipe. Choisissez un élément en rapport avec votre travail.

Faible :

J'admire la croissance impressionnante de votre entreprise.

Plus fort :

J'ai vu que [Entreprise] avait lancé le mois dernier une formule en libre-service destinée aux petites équipes.

Étape 2 : Choisissez l'argument le plus pertinent

Ne choisissez pas la réalisation qui affiche le chiffre le plus élevé, sauf si elle correspond également aux besoins de cette équipe. Un résultat plus modeste, mais étroitement lié, est généralement plus convaincant.

Faible :

J'ai huit ans d'expérience dans le domaine du marketing.

Plus fort :

Chez [Entreprise], j'ai mis en place la campagne d'intégration destinée à ses 500 premiers clients en libre-service.

Étape 3 : Reliez les deux

Ajoutez une phrase expliquant en quoi votre expérience pourrait être utile.

Cette expérience pourrait s'avérer utile lorsque votre équipe mettra en place un parcours simplifié pour les nouveaux clients.

Ne faites pas d'affirmation que vous ne pouvez pas étayer. May be useful est plus crédible que de dire à un responsable du recrutement ce dont son équipe a exactement besoin en se basant uniquement sur un communiqué de presse.

Étape 4 : Supprimer le contenu générique

Supprimez les expressions qui prennent de la place sans apporter d'informations supplémentaires :

Coupez çaÉcris plutôt ça
I hope this email finds you well.Commencez par expliquer l'objet de votre e-mail.
I have always admired your company.Citez le produit, la décision ou le travail que vous admirez.
I am passionate and results-driven.Donnez un résultat qui le démontre.
I believe I would be a great fit.Expliquez en quoi votre expérience correspond à ce profil.
Please consider me for any opportunities.Demandez à avoir une brève discussion au sujet d'une équipe ou d'un poste.

Étape 5 : Vérifiez l'e-mail avant de l'envoyer

  • Est-ce que tous les supports ont été remplacés ?
  • Le nom de la personne et celui de l'entreprise sont-ils corrects ?
  • Le début de l'histoire s'inspire-t-il d'un fait réel ?
  • Cet e-mail contient-il un élément probant pertinent ?
  • Votre demande est-elle claire ?
  • Cet e-mail compte-t-il moins de 150 mots ?
  • Est-ce que ça ressemble à quelque chose que tu dirais à voix haute ?

Si ce même e-mail pouvait être envoyé à cinq entreprises concurrentes en ne modifiant que le nom, cela signifie qu'il nécessite une nouvelle révision.


Foire aux questions

Dois-je joindre mon CV à un e-mail de prise de contact spontanée ?

Si vous avez déjà postulé, indiquez au responsable du recrutement quand et où vous avez envoyé votre candidature afin qu'il puisse retrouver votre CV. Si aucune offre d'emploi n'est publiée, rédigez un premier message simple et proposez d'envoyer votre CV si cela peut être utile. Vous pouvez également inclure un lien vers votre profil LinkedIn ou votre portfolio dans votre signature.

Puis-je envoyer le même modèle d'e-mail de prise de contact à plusieurs entreprises ?

Vous pouvez réutiliser la structure, mais adaptez l'introduction, l'argument clé et l'argument de valeur à chaque entreprise. Ce sont ces détails qui rendent le message pertinent. Envoyer exactement le même e-mail à plusieurs responsables du recrutement donnera généralement l'impression qu'il s'agit d'un message de masse.

Comment envoyer un e-mail spontané à un responsable du recrutement après avoir postulé ?

Précisez le poste, la date à laquelle vous avez postulé et un détail pertinent qui ne ressortirait pas forcément de votre CV. Ne vous contentez pas de demander des nouvelles. Donnez au responsable du recrutement une raison de se pencher sur votre candidature, comme le montre le modèle n° 5.

Et si je n'obtiens pas de résultat mesurable ?

Mettez en avant l'ampleur, la rapidité, la complexité ou donnez un exemple concret « avant/après ». Vous pouvez mentionner le nombre de clients que vous avez accompagnés, la taille de l'équipe que vous avez formée, le processus que vous avez mis en place ou un problème difficile que vous avez résolu. Les faits concrets sont plus utiles que les affirmations générales.

Qui dois-je contacter au sein de l'entreprise ?

Commencez par la personne la plus susceptible d'assumer ce poste ou cette fonction. Par exemple, un spécialiste du marketing de contenu pourrait contacter le responsable du contenu ou le directeur marketing. Dans une petite entreprise, il pourrait s'agir du fondateur. Dans une grande entreprise, ce sera plutôt un chef d'équipe ou un chef de service.
Si vous ne savez pas qui contacter, consultez notre guide pour savoir comment trouver l'adresse e-mail d'un responsable du recrutement.

Dois-je utiliser l'IA pour rédiger cet e-mail ?

L'IA peut vous aider à raccourcir un brouillon, à améliorer la clarté du texte ou à adapter sa structure. Elle ne doit toutefois pas inventer de données d'entreprise, de résultats ou de relations personnelles. Vérifiez chaque détail et réécrivez tout ce qui ne vous ressemble pas.

Quand dois-je faire un suivi ?

En l'absence de réponse, attendez environ cinq à sept jours ouvrés, puis envoyez un bref message de relance. Réitérez la raison de votre prise de contact, ajoutez des informations utiles si vous en disposez, et reformulez la même demande en termes simples. N'envoyez pas une nouvelle version complète de votre e-mail.


Choisissez un modèle, puis personnalisez-le

Le meilleur e-mail de prise de contact n'est pas forcément celui qui est le mieux rédigé. C'est celui qui correspond à votre situation et qui donne au responsable du recrutement une bonne raison de vous répondre.

Choisissez le modèle qui vous correspond le mieux, ajoutez un détail concret sur l'entreprise, citez un exemple pertinent tiré de votre expérience et proposez un bref entretien. Relisez ensuite votre message une fois, supprimez les passages superflus, puis envoyez-le.